Kwaliteit en veiligheid digitaal aantonen: De Jong Zuurmond werkt met Gappless

De Jong Zuurmond werkt dagelijks aan de veiligheid van (water)wegen en het onderhoud en beheer van de openbare ruimte in Nederland. Om opdrachtgevers inzicht te geven in de geleverde kwaliteit en veiligheid, registreert het bedrijf al ruim tien jaar alle uitgevoerde werkzaamheden digitaal met Gappless. Peter Hehr, teamleider techniek en risico-/contractmanager en Rino Lafranceschina, begeleider contracten & asset management, vertellen hun praktijkervaringen.

Veilig vooruit

Bij De Jong Zuurmond Infrabeheer, Onderhoud & Services in Beesd, onderdeel van de DJZ Groep met ruim 600 medewerkers, werken ze dagelijks aan de kwaliteit en veiligheid van de Nederlandse weg- en waterinfrastructuur. Variërend van groenbeheer tot wegmarkering, het onderhoud van viaducten en tunnels, tot baggerwerkzaamheden en gladheidsbestrijding. “Wij werken veel voor Rijkswaterstaat, provincies, gemeenten en waterschappen”, zegt Lafranceschina. “Als onderdeel van hun UAV-GC contracten zijn wij zowel verantwoordelijk voor de kwaliteit van alle afgesproken werkzaamheden, als het aantonen dat deze op een correcte en veilige wijze zijn uitgevoerd. Als oplossing daarvoor zijn wij op zoek gegaan naar een digitaal registratiesysteem en bij Gappless uitgekomen.”

Veilig vooruit

Bij De Jong Zuurmond Infrabeheer, Onderhoud & Services in Beesd, onderdeel van de DJZ Groep met ruim 600 medewerkers, werken ze dagelijks aan de kwaliteit en veiligheid van de Nederlandse weg- en waterinfrastructuur. Variërend van groenbeheer tot wegmarkering, het onderhoud van viaducten en tunnels, tot baggerwerkzaamheden en gladheidsbestrijding. “Wij werken veel voor Rijkswaterstaat, provincies, gemeenten en waterschappen”, zegt Lafranceschina. “Als onderdeel van hun UAV-GC contracten zijn wij zowel verantwoordelijk voor de kwaliteit van alle afgesproken werkzaamheden, als het aantonen dat deze op een correcte en veilige wijze zijn uitgevoerd. Als oplossing daarvoor zijn wij op zoek gegaan naar een digitaal registratiesysteem en bij Gappless uitgekomen.”

Werkzaamheden efficiënt aantoonbaar maken

Voor De Jong Zuurmond is 100% aantoonbaarheid en traceerbaarheid van alle werkzaamheden altijd al belangrijk geweest, omdat het bedrijf zich focust op kwaliteit, duurzaamheid en innovatie. “Wij hebben het registreren van de schouwen en inspecties gedigitaliseerd omdat opdrachtgevers op kantoor willen kunnen zien dat (onderhouds)werkzaamheden conform de contractafspraken zijn uitgevoerd”, aldus Lafranceschina. “In 2014 hebben wij voor Gappless gekozen omdat dit digitale registratiesysteem het beste aan onze behoeften voldeed en nog steeds voldoet, heel makkelijk te gebruiken is en ook eenvoudig aanpasbaar is om in te spelen op de veranderende wensen van onze opdrachtgevers. Inmiddels zijn we ruim tien jaar verder en werken wij nauw met Gappless samen om de functionaliteit, formulieren en rapportages uit te breiden en te verbeteren.”

Niet geregistreerd is niet uitgevoerd

Behalve dat Gappless de kwaliteit en veiligheid van werkzaamheden duidelijk inzichtelijk maakt, verlicht het ook de administratielast bij de Jong Zuurmond. “Omdat de omvang van contracten en de daarin afgesproken (onderhouds)werkzaamheden toenemen, zijn wij blij dat het digitaal registreren in de Gappless app op een tablet of telefoon onze administratie vereenvoudigt”, zegt Hehr. “De projectmedewerkers willen namelijk liever werken dan administreren, terwijl opdrachtgevers uitgaan van ‘niet geregistreerd is niet uitgevoerd’. Wij hebben alle elementtypen en voorkomende werkzaamheden vastgelegd in Gappless, waardoor wij onze medewerkers per project eenvoudig van de benodigde registratieformulieren kunnen voorzien. Een deel van de vastgelegde informatie gebruiken wij zelf voor een dashboard waarin de opdrachtgever onze voortgang kan volgen.”

Strategisch assetmanagement

Om te anticiperen op de behoefte van opdrachtgevers aan steeds uitvoerigere registraties met gebrekenlijsten, is De Jong Zuurmond het rapporteren gaan uitbreiden. Een ander onderdeel van het bedrijf kan opdrachtgevers voortaan ook helpen om de inspectieresultaten te vertalen naar een strategie en plan voor hun meerjarig assetmanagement. “Wij delen de output van onze inspecties met de collega’s van assetmanagement, om op basis daarvan toestandrapportages te maken”, vertelt Hehr. “Deze worden vervolgens gebruikt voor het plannen en begroten van de benodigde werkzaamheden om de buiten geregistreerde gebreken op te lossen. Afhankelijk van de urgentie worden die extra werkzaamheden dan toegevoegd als meerwerk aan de lopende jaarplanning of aan de meerjarenonderhoudsbegroting. Hiervoor hebben onze collega’s een eigen dashboardtool en een koppeling met een onderhoudsprogramma ontwikkeld.”

”Gappless helpt ons bij het registreren van alle verplichte informatie en laat zien dat werkzaamheden veilig worden uitgevoerd.”

Peter Hehr, teamleider techniek en risico-/contractmanager De Jong Zuurmond

Eenvoudig in gebruik en continu in ontwikkeling

Terugkijkend op ruim tien jaar ervaring vinden Lafranceschina en Hehr het gebruiksgemak het belangrijkste voordeel van Gappless. “Ik vind het een makkelijk te gebruiken programma, waardoor de drempel voor onze medewerkers erg laag is om er buiten op hun iPad mee te kunnen werken”, zeggen beiden. “Verder helpt Gappless ons bij het registreren van alle verplichte informatie ook te laten zien dat werkzaamheden veilig worden uitgevoerd en onze werkprocessen te optimaliseren”, aldus Hehr. “Er is weleens gekeken naar een mogelijk alternatief, maar daar is het bij gebleven. Wij staan altijd open voor verbetering en verandering, maar dan moet het beter zijn en dat was het niet. Wij overleggen elk kwartaal met Gappless onze ervaringen en met welke ontwikkelingen zij bezig zijn om het programma verder te verbeteren en daar spelen ze al jarenlang goed op in.”

Eenvoudig in gebruik en continu in ontwikkeling

Terugkijkend op ruim tien jaar ervaring vinden Lafranceschina en Hehr het gebruiksgemak het belangrijkste voordeel van Gappless. “Ik vind het een makkelijk te gebruiken programma, waardoor de drempel voor onze medewerkers erg laag is om er buiten op hun iPad mee te kunnen werken”, zeggen beiden. “Verder helpt Gappless ons bij het registreren van alle verplichte informatie ook te laten zien dat werkzaamheden veilig worden uitgevoerd en onze werkprocessen te optimaliseren”, aldus Hehr. “Er is weleens gekeken naar een mogelijk alternatief, maar daar is het bij gebleven. Wij staan altijd open voor verbetering en verandering, maar dan moet het beter zijn en dat was het niet. Wij overleggen elk kwartaal met Gappless onze ervaringen en met welke ontwikkelingen zij bezig zijn om het programma verder te verbeteren en daar spelen ze al jarenlang goed op in.”