Betrouwbare vastlegging, controle over kwaliteit en 100% aantoonbaarheid

De praktische tool die Dura Vermeer helpt efficiënter te werken

Hoe maak je als procescoördinator de kwaliteit van je werk aantoonbaar? In de praktijk is dat een uitdaging, zo weten procescoördinatoren Anne-Juliet Kroeze en Joris Stolk van Dura Vermeer. Toch moeten zij in steeds minder tijd aan steeds strengere eisen kunnen voldoen. Daarom hebben ze hun werk efficiënter georganiseerd, met de technologie van Gappless.

Uitdagingen bij de renovatie van de Heinenoordtunnel

Anne-Juliet en Joris werken aan grote projecten in de bouw en infrastructuur. Sinds 2021 zijn zij met Dura Vermeer verantwoordelijk voor de renovatie van de Heinenoordtunnel. In deze bekende verkeersader, onder de A29 en Oude Maas, wordt groot onderhoud verricht en bestaande infrastructuur vervangen. Hun taak? De kwaliteit van alle uitgevoerde werkzaamheden en tunnelonderdelen aantonen. Anne-Juliet vertelt: “Als procescoördinatoren moeten we al bij de voorbereiding gedetailleerde plannen maken. Zo brengen we in kaart wat er fout kan gaan én wat daarvan de risico’s zijn. Daarna moeten we de bouwplaats controleren en registreren of alle werkzaamheden goed zijn uitgevoerd.” Vroeger gebeurde dit met verschillende Excellijsten en legde de uitvoerder alles vast met pen en papier. Een proces dat leidde tot frustraties, omdat informatie niet goed doorkwam van uitvoerder naar werkvoorbereider en er geen gestructureerde opvolging was. Joris: “Dat doen wij in dit project nu volledig digitaal en gestructureerd met Gappless.”

Uitdagingen bij de renovatie van de Heinenoordtunnel

Anne-Juliet en Joris werken aan grote projecten in de bouw en infrastructuur. Sinds 2021 zijn zij met Dura Vermeer verantwoordelijk voor de renovatie van de Heinenoordtunnel. In deze bekende verkeersader, onder de A29 en Oude Maas, wordt groot onderhoud verricht en bestaande infrastructuur vervangen. Hun taak? De kwaliteit van alle uitgevoerde werkzaamheden en tunnelonderdelen aantonen. Anne-Juliet vertelt: “Als procescoördinatoren moeten we al bij de voorbereiding gedetailleerde plannen maken. Zo brengen we in kaart wat er fout kan gaan én wat daarvan de risico’s zijn. Daarna moeten we de bouwplaats controleren en registreren of alle werkzaamheden goed zijn uitgevoerd.” Vroeger gebeurde dit met verschillende Excellijsten en legde de uitvoerder alles vast met pen en papier. Een proces dat leidde tot frustraties, omdat informatie niet goed doorkwam van uitvoerder naar werkvoorbereider en er geen gestructureerde opvolging was. Joris: “Dat doen wij in dit project nu volledig digitaal en gestructureerd met Gappless.”

Efficiënter aan toenemende eisen voldoen

Omdat infraprojecten complexer worden, moeten ze technisch, functioneel en economisch aan meer en strengere eisen voldoen. Opdrachtgevers eisen dat procescoördinatoren fouten voorkomen en meer inzicht geven in de kwaliteitsborging. Dus wordt aantoonbaarheid van uitgevoerde werkzaamheden en geleverde kwaliteit steeds belangrijker, ook bij Dura Vermeer. Anne-Juliet: “Alle keuringen en registraties zijn heel tijdrovend, maar met Gappless boeken we nu tijdwinst. De tool is voor ons essentieel om onze werkzaamheden aantoonbaar te maken. Zeker nu wij richting de voltooiing van het Heinenoord-project gaan, voorkomen we met de digitale keuringsrapporten veel vragen en twijfels. We communiceren efficiënter en voorkomen fouten.”

De oplossing: maatwerk en tijdwinst in de praktijk

In de app gebruiken Anne-Juliet en Joris gepersonaliseerde templates die het werk van begin tot eind eenvoudiger maken en verbeteren. Anne-Juliet legt uit: “De app is heel makkelijk in gebruik en perfect afgestemd op jouw bedrijf en project. Zo kun je met formulieren uit je eigen bedrijf de keuringen voorbereiden, controleren en autoriseren.” In de tool kunnen werkvoorbereiders eigen templates aanmaken, specifiek voor hun project. Deze krijgt de uitvoerder direct op diens telefoon om de keuring te doen. En als er afwijkingen worden geconstateerd, leggen ze in de tool direct vast hoe die worden opgelost. Joris vertelt: “De rapportages staan daarna automatisch in een centrale Sharepoint-omgeving. Met één druk op de knop zie je alle relevante keuringen per eis, gewoon in het verificatierapport in Relatics. Zo kan de opdrachtgever meteen de aangetoonde kwaliteit bekijken.”

De toekomst: digitaal registreren

Het Gappless registratieplatform wordt inmiddels gebruikt door alle bouwpartners die via Dura Vermeer werken. Medio 2024 zijn er al meer dan 400 templates aangemaakt en zo’n 3.000 keuringsformulieren ingevuld. Niet alleen Anne-Juliet en Joris zijn enthousiast over de mogelijkheden. Joris: “We horen vanuit het hele bedrijf geluiden dat collega’s positief verrast zijn door de digitale revolutie in ons werk. Je ziet in één oogopslag welke keuringen je moet uitvoeren en toegekende keuringen kun je eenvoudig aan een collega overdragen. Ook als je de tool pas net gebruikt, kun je er al snel op de bouwplaats mee aan de slag.” Waar niet zo lang geleden nog met pen en papier werd gewerkt, zijn de app en het registratieplatform inmiddels dus niet meer weg te denken uit hun werkomgeving. “Zonder Gappless hadden wij alle vereiste keuringen niet zo efficiënt en gestructureerd kunnen uitvoeren”, concludeert Anne-Juliet. “Het is voor ons ook in de toekomst een belangrijke tool bij grote multidisciplinaire projecten.”

De toekomst: digitaal registreren

Het Gappless registratieplatform wordt inmiddels gebruikt door alle bouwpartners die via Dura Vermeer werken. Medio 2024 zijn er al meer dan 400 templates aangemaakt en zo’n 3.000 keuringsformulieren ingevuld. Niet alleen Anne-Juliet en Joris zijn enthousiast over de mogelijkheden. Joris: “We horen vanuit het hele bedrijf geluiden dat collega’s positief verrast zijn door de digitale revolutie in ons werk. Je ziet in één oogopslag welke keuringen je moet uitvoeren en toegekende keuringen kun je eenvoudig aan een collega overdragen. Ook als je de tool pas net gebruikt, kun je er al snel op de bouwplaats mee aan de slag.” Waar niet zo lang geleden nog met pen en papier werd gewerkt, zijn de app en het registratieplatform inmiddels dus niet meer weg te denken uit hun werkomgeving. “Zonder Gappless hadden wij alle vereiste keuringen niet zo efficiënt en gestructureerd kunnen uitvoeren”, concludeert Anne-Juliet. “Het is voor ons ook in de toekomst een belangrijke tool bij grote multidisciplinaire projecten.”